FAQ's Initiële vulling jeugdzorg



Installatie software

  1. Werkt het VBO-programma ook in een remote desktop-omgeving? netwerkomgeving met virtuele clients en servers? RDS- of Citrix/VDI-omgeving? (geen vaste MAC-adressen)
  2. Is er ook een Mac OSX versie van de software beschikbaar zodat het programma werkt op een computer van Apple?
  3. Ik krijg de volgende foutmelding bij installatie van de software: "this package can only be run by a bootstrap."
  4. Bij installatie blijft het programma hangen als ik de postcode heb ingevuld, linksonder in beeld staat dat er geen verbinding mogelijk is en er verschijnt een mededeling dat de gegevens niet zijn ingevuld terwijl dit wel zo is.

Aanmelding

  1. Hoe kan ik me als zorgaanbieder aanmelden? Moet ik daarvoor het aanmeldformulier uit de handleiding gebruiken?
  2. Hoe kan ik me als gemeente aanmelden? Moet ik daarvoor het aanmeldformulier uit de handleiding gebruiken?

Invoeren gegevens

  1. Welke gegevens moet een aanbieder van AWBZ-zorg aanleveren?
  2. Welke gegevens moet een aanbieder van jeugd-GGZ (Zorgverzekeringswet) aanleveren?
  3. Welke gegevens moet een aanbieder van JeugdzorgPlus aanleveren?
  4. Ik weet niet wat ik bij 'productcategorie' moet invullen.
  5. Kan ik ook wachtenden aanleveren?
  6. Wat moet ik invoeren bij 'leveringsstatus'?
  7. Kan ik de gegevens ook handmatig invoeren?
  8. Waar vind ik de invulinstructie?
  9. Welke AGB-code moeten we gebruiken?
  10. Moet ik als zorgaanbieder voor elke gemeente afzonderlijk een bronbestand aanmaken?
  11. Kan ik ook een ander bestand aanleveren waarin mijn cliënten staan? Dus dat ik geen gebruik maak van het Excelformat, maar bijvoorbeeld gewoon in Word.

Overdragen gegevens

  1. Is toestemming van de cliënt en/of diens gezagdrager nodig?
  2. Moet de provinciale jeugdzorg ook worden overgedragen?
  3. Hoe weet ik dat er bestanden voor mij (gemeente) klaar staan?
  4. Hoe kan ik zien aan welke gemeente(n) ik gegevens moet overdragen?
  5. Er ontbreken gemeenten/zorgaanbieders in mijn lijst.

Installatie software

  1. Werkt het VBO-programma ook in een remote desktop-omgeving? netwerkomgeving met virtuele clients en servers? RDS- of Citrix/VDI-omgeving? (geen vaste MAC-adressen)
    Ja dit werkt. Het MAC adres wordt enkel en alleen gebruikt eenmalig bij installatie van het programma om een unieke code te genereren nadat u de registratie hebt doorgelopen wordt deze unieke code opgeslagen in de applicatie. En is bij het veranderen van het mac adres de zelfde code nog steeds van toepassing

  2. Is er ook een Mac OSX versie van de software beschikbaar zodat het programma werkt op een computer van Apple?
    Op dit moment wordt alleen Windows ondersteund op een PC of op een Apple computer waar een virtuele versie van Windows op is geïnstalleerd (bv. via een programma zoals Parallels, VMware Fusion of VirtualBox). We zijn bezig om een oplossing te bedenken voor Mac OSX omdat we veel vragen krijgen van mensen die alleen met dit systeem kunnen werken. Volg de berichtgeving hierover op de website go-jeugd.nl.

  3. Ik krijg de volgende foutmelding bij installatie van de software: "this package can only be run by a bootstrap."
    Waarschijnlijk heeft u na het uitpakken van het zip-bestand het MSI-bestand proberen te openen in plaats van het EXE-bestand. U moet ervoor zorgen dat beide bestanden in dezelfde map staan en dubbelklikken op VBO-2.0_x86.exe (of VBO-2.0_x64.exe)

  4. Bij installatie blijft het programma hangen als ik de postcode heb ingevuld, linksonder in beeld staat dat er geen verbinding mogelijk is en er verschijnt een mededeling dat de gegevens niet zijn ingevuld terwijl dit wel zo is.
    Het kan zijn dat u de proxy-instelling moet aanpassen. Klik op middelste icoontje dat rechtsboven op het beeldscherm staat en kies voor de optie 'proxy automatisch detecteren'. Als u daarna het programma opnieuw opstart en de gegevens invoert, gaat het waarschijnlijk goed. Zo niet, neem dan contact op met de helpdesk: helpdesk@go-jeugd.nl.

Aanmelding

  1. Hoe kan ik me als zorgaanbieder aanmelden? Moet ik daarvoor het aanmeldformulier uit de handleiding gebruiken?
    Volg daarvoor de stappen die in paragraaf 4.3 van de Handleiding staat (versie 1.2). U hoeft geen aanmeldformulier in te vullen en op te sturen. Dat is alleen voor de gemeenten bedoeld. Let op dat u zowel de VBO- als de IVJ-module installeert op uw computer.

  2. Hoe kan ik me als gemeente aanmelden? Moet ik daarvoor het aanmeldformulier uit de handleiding gebruiken?
    Volg daarvoor de stappen die in paragraaf 4.3 van de Handleiding staat (versie 1.2). U moet ook een aanmeldformulier invullen, laten ondertekenen en opsturen. Dat aanmeldformulier staat in Bijlage 1 van de Handleiding. Aan de hand van de gegevens op het aameldformulier wordt de bevoegde medewerker die zich aanmeldt in het VBO-programma geautoriseerd. Er wordt een bevestiging gemaild als de autorisatie geslaagd is en vanaf dat moment kunnen de gegevensbestanden worden opgehaald.

Invoeren gegevens

  1. Welke gegevens moet een aanbieder van AWBZ-zorg aanleveren?
    Alle gegevens die in het format van het bronbestand staan (zie Bijlage 4 van de Handleiding). U mag eventueel het veld 'omvang (geïndiceerd)' leeg laten en ook het veld 'product (geleverd)' hoeft u niet in te vullen. De 'einddatum (geïndiceerd)' vult u alleen in wanneer er sprake is van een geïndiceerde einddatum.
    U mag de velden 'grondslag' en 'product (geïndiceerd)' niet leeg laten want dan gaat de selectie in de IVJ-module niet goed.

  2. Welke gegevens moet een aanbieder van jeugd-GGZ (Zorgverzekeringswet) aanleveren?
    Alle gegevens die in het format van het bronbestand staan (zie Bijlage 4 van de Handleiding) met uitzondering van de volgende velden:
    • product (geïndiceerd)
    • omvang (geïndiceerd)
    • product (geleverd)
    Bij 'grondslag' vult u '03' in. Bij 'productcategorie' vult u '32' in als het om extramurale zorg gaat en '38' als het om zorg met verblijf gaat. Bij 'ingangsdatum (geïndiceerd)' en 'einddatum (geïndiceerd)' vult u de datum in waarop de zorgverlening is gestart respectievelijk de verwachte einddatum (indien bekend).

  3. Welke gegevens moet een aanbieder van JeugdzorgPlus aanleveren?
    Alle gegevens die in het format van het bronbestand staan (zie Bijlage 4 van de Handleiding) met uitzondering van de volgende velden:
    • grondslag
    • product (geïndiceerd)
    • omvang (geïndiceerd)
    • product (geleverd)
    Bij 'ingangsdatum (geïndiceerd)' en 'einddatum (geïndiceerd)' vult u de datum in waarop de zorgverlening is gestart respectievelijk de verwachte einddatum (indien bekend).

  4. Ik weet niet wat ik bij 'productcategorie' moet invullen.
    Als u AWBZ-zorg levert of jeugd-GGZ vanuit de ZVW dan vult u bij 'productcategorie' '32' in als het om extramurale zorg gaat en '38' als het om zorg met verblijf gaat.
    Als het om JeugdzorgPlus gaat vult u bij 'productcategorie' de code '37' in.

  5. Kan ik ook wachtenden aanleveren?
    Ja, dat kan. In dat geval vult u bij het veld 'leveringsstatus' de code '1' in (actief wachtend) in plaats van de code '4' (in zorg).

  6. Wat moet ik invoeren bij 'leveringsstatus'?
    Voor deze gegevensoverdracht zijn maar twee codes relevant:
    • u kiest voor '1' als het om een wachtende gaat;
    • u kiest voor '4' als het om iemand die in zorg is gaat.

  7. Kan ik de gegevens ook handmatig invoeren?
    Ja, in dat geval gebruikt u het Excelbestand dat u via deze website kunt downloaden. U begint met invullen op de tweede rij en overschrijft daarmee dus de verkorte invulinstructie die daar staat. Als alle gegevens zijn ingevoerd slaat u het bestand eerst gewoon op als Excelbestand, zodat u altijd een versie heeft waarin u nog aanpassingen kunt doen. Daarna slaat u het bestand nogmaals op maar dan met de optie 'opslaan als'. U kiest dan voor een andere bestandsindeling, namelijk een 'door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst of MS-DOS tekst (csv)'. Het bestand wordt dan nogmaals opgeslagen maar dan met de extensie .csv in plaats van .xls of .xlsx. Dit csv-bestand gebruikt u voor de IVJ-module.

  8. Waar vind ik de invulinstructie?
    De invulinstructie voor het Excelbestand (handmatige invoer) kunt u, net als het Excelformat, downloaden van deze website (het staat bij de Links). Hierin staat precies wat u bij welk veld moet invullen. Uiteraard geldt deze instructie ook voor het bronbestand dat u automatisch genereert vanuit uw software (als dit wordt ondersteund door uw software-leverancier).

  9. Welke AGB-code moeten we gebruiken?
    Indien u de keuze heeft uit meerdere AGB-codes of zich afvraagt of de bij een coöperatie of holding aangesloten aanbieders afzonderlijk een bronbestand moeten aanleveren of gezamenlijk één bestand via de coöperatie/holding, dan maakt het voor de gegevensoverdracht niet uit waarvoor u kiest. Aangeraden wordt om te kiezen voor de AGB-codes die in 2015 worden gebruikt om de geleverde zorg te declareren, want dan kan de gemeente die declaraties eenvoudiger controleren en dus sneller accorderen. Het is mogelijk om één bronbestand aan te leveren waar meerdere AGB-codes in staan, dus de cliënten van de afzonderlijke aanbieders kunnen er gezamenlijk in worden opgenomen. Het is aan u de keuze wat de meest efficiënte werkwijze is: ieder afzonderlijk of gezamenlijk 1 bestand.

  10. Moet ik als zorgaanbieder voor elke gemeente afzonderlijk een bronbestand aanmaken?
    Nee, dat hoeft niet. De IVJ-module sorteert de gegevens en knipt het bronbestand zelf in stukken.

  11. Kan ik ook een ander bestand aanleveren waarin mijn cliënten staan? Dus dat ik geen gebruik maak van het Excelformat, maar bijvoorbeeld gewoon in Word.
    Dat is mogelijk, u kiest dan voor de optie 'handmatig verzenden' die beschreven staat in paragraaf 4.5 van de Handleiding. U maakt dan dus geen gebruik van de IVJ-module maar let op: u mist dan ook de functionaliteit van de IVJ-module.
    Dit betekent:
    • dat er geen validatie plaatsvindt op de ingevulde gegevens; u moet dus zelf alleen die cliënten en zorg invullen waarvan u zeker weet dat die onder de Jeugdwet gaat vallen;
    • dat eventuele fouten in de invoer van gegevens niet worden gedetecteerd;
    • dat u zelf per gemeente een bestand moet aanmaken; er vindt geen sortering op postcode plaats;
    • u krijgt in de VBO-module geen lijst te zien van gemeenten voor wie uw bestanden bestemd zijn; u moet dus zelf de code opvragen bij de betreffende gemeente(n).
    Kortom, deze optie is alleen geschikt voor zorgverleners die grote moeite hebben om in Excel een bronbestand aan te maken, die maar weinig cliënten hebben over te dragen en precies weten onder welke gemeente(n) die in 2015 komen te vallen. Overlegt u deze optie met uw gemeente. Het gebruik van de VBO-module is wel nodig om ervoor te zorgen dat de vertrouwelijke gegevens beveiligd van u naar de gemeente gaan.

Overdragen gegevens

  1. Is toestemming van de cliënt en/of diens gezagdrager nodig?
    Nee, voor deze overdracht van gegevens is geen toestemming nodig. Het gaat om een gegevensoverdracht in het kader van een wetswijziging. De daarvoor benodigde overdracht van gegevens is in de Jeugdwet geregeld (artikel 10) en in een Ministeriële Regeling uitgewerkt.

  2. Moet de provinciale jeugdzorg ook worden overgedragen?
    Nee, dat mag pas in 2015. De wettelijke grondslag daarvoor ontbreekt in 2014.

  3. Hoe weet ik dat er bestanden voor mij (gemeente) klaar staan?
    In paragraaf 4.4 van de Handleiding kunt u zien hoe dit werkt.

  4. Hoe kan ik zien aan welke gemeente(n) ik gegevens moet overdragen?
    In paragraaf 4.5 van de Handleiding kunt u zien hoe dit werkt.

  5. Er ontbreken gemeenten/zorgaanbieders in mijn lijst.
    De lijst met gemeenten voor wie u (aanbieder) een gegevensbestand heeft of de lijst met zorgaanbieders die voor u (gemeente) een gegevensbestand klaar hebben staan, wordt dagelijks ververst. Er komen alleen gemeenten in de lijst voor van wie het autorisatieproces succesvol is afgerond en er komen alleen zorgaanbieders in de lijst voor als die met succes een bronbestand hebben ingelezen in de IVJ-module.